Procedimiento de indización
Pasos de la indización
La indización temática es el proceso que se usa para describir el tema de los recursos y consiste en asignar términos para representarlo. Es una operación crucial en la creación y mantenimiento de los índices de materias, ya que de la calidad de la indización depende en gran medida la recuperación de la información temática de los recursos. Implica básicamente tres pasos:
- Familiarización > Análisis > Representación
- Familiarización. En el primer paso, el indizador se debe familiarizar con el contenido temático del recurso. La forma básica para determinarlo es examinar el recurso en detalle, mirando más allá del título: tabla de contenido, prólogo, introducción, títulos de los capítulos, introducciones y párrafos iniciales de los capítulos, solapas, etc. También se pueden consultar fuentes confiables de referencia externas y, en ocasiones, puede ser necesario consultar a especialistas en la materia, particularmente cuando el tema es poco conocido por el indizador.
- Análisis. El análisis temático es el segundo paso previo a la selección de los términos de indización. Después de examinar el recurso, el indizador debe seguir un procedimiento lógico para la selección de los conceptos que mejor reflejen su contenido. En este Manual se proporcionan las pautas básicas para instruir al indizador en una definición sólida de estos conceptos.
- Representación. Una vez completo el análisis del tema sobre el que trata recurso, el paso final es representar o traducir los conceptos seleccionados con el lenguaje del sistema de indización que se utiliza, en este caso, los encabezamientos de materia o epígrafes. El indizador debe estar familiarizado con las herramientas de indización, con sus normas y con los procedimientos de trabajo, con el objeto de garantizar que los conceptos se organicen correcta y consistentemente para su uso y su acceso.
La consulta de catálogos (en primer lugar, el propio catálogo bibliográfico de la BNMM; luego otros disponibles en línea y de acceso público) contribuye al control de la indización al permitir verificar si se indizan correctamente, bajo el/los mismo(s) encabezamientos, los recursos que tratan sobre el mismo tema.
Aplicación
La indización se aplica a todos los tipos de recursos (textuales, sonoros, de imágenes, etc.), sea cual sea el soporte (impreso, audiovisual, electrónico, etc.) o el nivel de especialización (monografías, artículos de publicaciones periódicas, etc.).
Tradicionalmente, los temas tratados en los recursos documentales se distinguen de los "temas" producidos por la imaginación. Por eso, la indización se aplica solo a recursos documentales; esto es, que generalmente las obras de ficción quedan excluidas. Sin embargo, la línea divisoria entre ficción y documental no siempre es tan precisa que no sea posible indizar la ficción, en especial porque su valor documental en ocasiones puede satisfacer las expectativas de ciertos tipos de usuarios. La indización de los recursos de ficción es, por lo tanto, una opción de política documental. También puede ser conveniente, en algunos contextos, indizar los recursos de acuerdo con su género literario, musical o cinematográfico utilizando términos de género/forma.
Encabezamientos de materia
La Biblioteca Nacional Mariano Moreno (BNMM) utiliza, para indizar los recursos de su colección registrados en el catálogo, su propia lista de encabezamientos de materia. Está basada en una traducción al español de Library of Congress Subjet Headings (LCSH) y es desarrollada y enriquecida de manera permanente por la División Control de Autoridades (DCA) del Departamento de Procesos Técnicos, con la contribución de los catalogadores descriptivos y temáticos de todas las áreas. Está disponible en línea al acceso público a través de su Catálogo de autoridades.
El vocabulario controlado de esta lista es un tipo de lenguaje precoordinado que consiste en un encabezamiento (epígrafe) que expresa la esencia del tema, en ocasiones seguido por subdivisiones que lo completan proporcionando detalles que lo refinan o le añaden aspectos como el lugar, el tiempo o la forma específicos.
- NO se debe usar como un conjunto de palabras clave asignadas en orden aleatorio. Sus reglas de sintaxis son precisas y se deben respetar para garantizar la consistencia y la homogeneidad de la indización.
Con el objeto de facilitar a los usuarios realizar una búsqueda por medio de la navegación del índice temático, la cadena del encabezamiento temático limita el ruido inherente a la búsqueda poscoordinada al ofrecer una visión precisa de los distintos aspectos en que se puede abordar un tema. Asignados a los puntos de acceso temático del catálogo bibliográfico, permiten la construcción de cadenas de encabezamientos temáticos complejos, por ejemplo:
- Bibliotecas--Acceso y formación de usuarios
- Bibliotecas--Administración
- Bibliotecas--Adquisiciones
- etc.
