Instrucciones generales para la indización

► Adaptado por BNMM a partir de LCH0180

Tomar siempre el/los encabezamiento(s) de la base de Autoridades por medio de Ctrl+F3

Tomar siempre la(s) subdivisión(es) de la base de Autoridades por medio de Ctrl+F4

Asignar el/los encabezamiento(s) de materia que exprese(n) del modo más preciso y completo el contenido esencial del recurso y que proporcione(n) acceso a sus temas más destacados.

Asignar encabezamientos solo para los temas que se tratan al menos en el 20% del recurso.

En el caso de un recurso que contiene partes separadas (por ejemplo: un texto narrativo, además de una extensa bibliografía o una sección de mapas o láminas o un libro con materiales acompañantes, tales como un CD-ROM), asignar encabezamientos separados para la piezas, materiales o secciones individuales solo si constituyen al menos el 20% del recurso y se considera que contienen temas significativos para recuperar.

Existen ciertos recursos a los que no se asignan encabezamientos de materia, debido a su carácter muy general o amorfo, por ejemplo: un periódico de noticias generales o una colección de ensayos sin ningún tema discernible. Tampoco se asignan encabezamientos de materia a los textos sagrados ni a las obras individuales de literatura sin ningún tema o forma específica identificable (ver Literatura).

Tratamiento de indización

Asignar encabezamientos de materia de manera consistente con el tratamiento descriptivo del recurso.

Por ejemplo: asignar a un registro que representa una colección completa (una publicación periódica, una serie monográfica, o un recurso en varias partes) los encabezamientos que representen los contenidos generales de la colección en su conjunto. A un registro que representa una analítica dentro de una colección, se le deben asignar encabezamientos que representen los contenidos específicos del elemento analítico.

Asignar a un recurso que contiene texto y comentario(s) encabezamientos para representar el texto o el/los comentario(s), dependiendo del tratamiento descriptivo del elemento (ver Literatura: Comentarios sobre obras individuales).

Los encabezamientos se asignan en base a un análisis del contenido del recurso que se indiza. Los encabezamientos de materia no necesitan estar justificados por la descripción ni por las notas descriptivas.

Cantidad de encabezamientos

El número de encabezamientos que se requiere para expresar el contenido varía de acuerdo con el recurso que se indiza. A veces, un solo encabezamiento es suficiente. En general, un máximo de seis (6) es apropiado. En situaciones especiales, pueden ser necesarios más.

No asignar más de diez (10) encabezamientos para un mismo recurso.

Orden de los encabezamientos

► Adaptado por BNMM a partir de LCH0080

Si se asigna más de un encabezamiento, se los debe registrar por orden de relevancia del tema dentro del contenido del recurso.

Para los fines de indización, no se aplica la pauta del primer indicador del campo 650 del Formato MARC 21 Bibliográfico que permite distinguir entre encabezamientos primarios y secundarios: en los registros bibliográficos de la BNMM, el primer indicador del campo 650 se codifica con un espacio en blanco.

Asignar el encabezamiento que represente el tema predominante del recurso siempre como primer encabezamiento de materia.

Si el tema predominante no puede ser representado por un solo encabezamiento, asignar como primero y segundo encabezamiento los que, en conjunto, expresen el tema predominante. Aunque no es significativo cuál de los dos se asigna primero o segundo, si uno de los dos se aproxima más a la notación de clasificación, se lo debe registrar en primer lugar.

En los recursos que contienen Biografías de personas individuales, registrar como primer encabezamiento el nombre del biografiado.

Tema general y subtemas: principio o caso específico

Si un recurso trata un tema general con énfasis en un tema secundario específico, o presenta un principio y lo ilustra con un caso o ejemplo en particular, asignar los encabezamientos tanto para el tema o principio general como para el subtema o caso o ejemplo específico, siempre que el tratamiento de éste último ocupe al menos el 20% del recurso.

Las revoluciones de ayer y de hoy.
[un estudio de las revoluciones, con énfasis en la Revolución Cubana de 1959]

  080 1# $a 316.423.3(091) $2 2016
  080 1# $a 94(729.1)”1959” $2 2016
  650 #4 $a Revoluciones $x Historia
  651 #4 $a Cuba $x Historia $y 1959, Revolución

Recursos con dos temas de igual importancia

Si en un recurso se tratan dos temas con igual importancia y extensión, asignar el segundo de estos temas inmediatamente después del encabezamiento del primero, y antes que los encabezamientos para los temas secundarios.

Orden de los temas secundarios

Debido a la naturaleza compleja de ciertos temas o prácticas de indización especiales desarrolladas para temas específicos, puede ser necesario asignar encabezamientos adicionales. Los encabezamientos para temas secundarios, así como los encabezamientos necesarios para completar los patrones estándar, se asignan en cualquier orden, pero después del(os) encabezamiento(s) para el/los tema(s) principal(es).

Especificidad

Asignar encabezamientos que sean tan específicos como los temas que cubren.

La especificidad no es una propiedad de un encabezamiento de materia determinado; en cambio, es un concepto relativo que refleja la relación entre un encabezamiento de materia y el recurso al que se lo asigna. Por ejemplo: un encabezamiento aparentemente amplio como Psicología es específico cuando se lo asigna a un libro de texto de introducción a la Psicología.

El método mediante el cual se logra la especificidad depende de la naturaleza de los encabezamientos disponibles. En muchos casos, la especificidad se puede lograr mediante la asignación de un encabezamiento básico que consiste en una palabra o una frase; en otros casos, la especificidad se alcanza mediante la(s) subdivisión(es) añadida(s) a un encabezamiento (ver Construcción de los encabezamientos).

Seguir la estructura jerárquica de referencia incorporada a la base de Autoridades para hallar una coincidencia lo más cercana posible entre el tema del recurso y los encabezamientos que existen para expresar ese tema en la base. En aquellos casos en que un encabezamiento que se considera necesario no esté autorizado en la base de Autoridades ni sea posible construirlo usando las subdivisiones de flotación libre, ver Cuándo crear nuevos encabezamientos de materia.

Asignar un encabezamiento más amplio o más general que el tema que se pretende cubrir solo cuando no sea posible construir un encabezamiento preciso o específico, cuando se necesiten una serie de encabezamientos para expresar el tema, o cuando la asignación de un encabezamiento más general sea requerida por las instrucciones especiales presentes en la base de Autoridades o en este Manual. Por ejemplo: Edificios y estructuras individuales con nombre propio y Edificios y estructuras urbanas contienen instrucciones para asignar un encabezamiento del tipo [ciudad]--Edificios, estructuras, etc., a los recursos que tratan sobre un edificio individual con nombre propio o una categoría de edificios dentro de una ciudad desde el punto de vista arquitectónico.

Profundidad de la indización

Un encabezamiento dado, dependiendo de su lugar dentro de una jerarquía, puede subsumir varios subtemas que también están representados por encabezamientos en la base de Autoridades. Asignar a un recurso solo aquel/los encabezamiento(s) que más se aproxime(n) a la cobertura global del recurso.

No asignar encabezamientos que representan aquellos subtemas que generalmente se consideran incluidos en la cobertura del encabezamiento que se asigna.

Introducción a la gimnasia.

  080 1# $a 796.41 $2 2016
  650 #4 $a Gimnasia

[NO asignar encabezamientos separados para Barras paralelas, Barra asimétricas, Anillas, Potro con arzones, Trampolín, etc., en lugar, o además, de Gimnasia.]

Conceptos en los títulos

Los títulos y los subtítulos son importantes ya que en muchos casos determinan, en las propias palabras del autor o del editor, el tema de un recurso. Destacar cada tema con valor de recuperación que se identifique en el título o en el subtítulo y que sea efectivamente tratado en el recurso.

Considerar los siguientes puntos al aplicar este principio:

• si el título es engañoso, eufemístico, alegórico o críptico, NO usar el título como una guía al contenido del recurso;
• si el tema es uno que, como cuestión de políticas no se expresa en los encabezamientos de materia, NO destacar este aspecto al asignar los encabezamientos de materia. Por ejemplo: NO asignar encabezamientos específicos para reflejar un periodo de tiempo limitado en la historia de una localidad. En cambio, aplicar una subdivisión general de flotación libre para el siglo (ver Encabezamientos cronológicos y subdivisiones);
• si el título es general, pero el recurso en realidad trata sobre un tema más específico, asignar un encabezamiento para el tema específico;
• si en la portada se enumeran muchos temas presentados en la forma de una tabla de contenido o un sumario, tratarlos como una tabla de contenidos.

Coherencia

La revisión de la indización de los recursos semejantes ya existentes en el catálogo es esencial para garantizar la coherencia y la consistencia de la indización.

Objetividad

Evitar asignar encabezamientos que etiqueten los temas o que expresen juicios de valor personales sobre los temas o los materiales. El conocimiento individual y el criterio del indizador desempeñan inevitablemente un papel relevante en la evaluación de lo que es significativo en el contenido de un recurso, pero la asignación de un encabezamiento no debe reflejar la opinión del indizador sobre el contenido.

Tener en cuenta la intención del autor o del editor y, si es posible, asignar encabezamientos que indiquen esta orientación sin resultar críticos. Seguir las intenciones declaradas por el autor o por el editor en asuntos tales como: destinatarios, nivel de audiencia, tratamiento como un hecho real o ficticio, etc.

Dos o tres encabezamientos relacionados

Si existe (o se puede construir) un encabezamiento que represente los dos o tres temas que se tratan en un recurso, y no se incluye ningún otro tema bajo su alcance, asignar el encabezamiento único en lugar de los dos o tres más específicos.

Por tierra, mar y aire : la historia del transporte.

  080 1# $a 629.31(091) $2 2016
  650 #4 $a Transporte $x Historia

Tratado elemental de Química.

  080 1# $a 54.06(07) $2 2016
  650 #4 $a Química $v Manuales

   [no 650 #4 $a Química orgánica $v Manuales
       650 #4 $a Química inorgánica $v Manuales]

Regla de tres

Si un tema general incluye en su alcance más de tres subtemas, pero el recurso que se indiza cubre solo dos o tres de estos subtemas, asignar los dos o tres encabezamientos específicos antes que el encabezamiento más general:

Estadísticas de árboles frutales en Río Negro, 1995 : duraznos-manzanas.

  080 1# $a 634.25(828.3) $2 2016
  080 1# $a 634.11(828.3) $2 2016
  650 #4 $a Duraznos $z Río Negro (Provincia) $v Estadísticas
  650 #4 $a Manzanas $z Río Negro (Provincia) $v Estadísticas

Si en el recurso se tratan más de tres de los subtemas, asignar en su lugar el encabezamiento más general, a menos que se aplique la Regla de cuatro, que se describe a continuación.

Regla de cuatro

En determinadas circunstancias puede ser preferible asignar encabezamientos para cuatro subtemas de un concepto general. Si un encabezamiento cubre un amplio espectro de subtemas y cada uno representa solo una pequeña parte de toda esa gama, asignar en su lugar los cuatro subtemas. Por ejemplo: a un análisis de las obras de cuatro autores literarios argentinos, se le puede asignar un encabezamiento para cada autor, teniendo en cuenta que el encabezamiento Literatura argentina--Historia y crítica cubre las obras de todos los autores argentinos.

No asignar más de cuatro subtemas bajo ninguna circunstancia.

Temas multielemento

Si en un recurso se trata un tema complejo o compuesto para el que un solo encabezamiento ni existe ni se puede construir ni autorizar, asignar varios encabezamientos para indicar los distintos aspectos del tema:

Morbilidad y mortalidad por cáncer entre los trabajadores de la cervecería danesa.

  080 1# $a 616-006.2(489) $2 2016
  080 1# $a 663.4-51(489) $2 2016
  650 #0 $a Cáncer $z Dinamarca
  650 #0 $a Cáncer $x Mortalidad $z Dinamarca
  650 #0 $a Trabajadores cerveceros $x Enfermedades $z Dinamarca
  650 #0 $a Trabajadores cerveceros $x Mortalidad $z Dinamarca

En algunos casos, la estructura de la base de Autoridades de materia indica asignar una combinación de encabezamientos que, en conjunto, cubren la misma extensión que el tema:

El metabolismo de lípidos en los rumiantes.

  080 1# $a 599.735.05 $2 2016
  650 #0 $a Rumiantes $x Metabolismo
  650 #0 $a Lípidos $x Metabolismo

Aspectos adicionales

Junto con los encabezamientos que se asignan a un recurso, se deben destacar otros aspectos importantes, como son la limitación a un determinado lugar o periodo de tiempo, la focalización en entidades específicas con nombre propio o la presentación en una forma particular. Estos aspectos se pueden expresar por medio de encabezamientos en sí mismos, calificadores adjetivales, o subdivisiones. Ver Cadenas de encabezamientos de materia completos con subdivisiones.

Lugar

Las características geográficas y las jurisdicciones pueden jugar un papel relevante en el contenido de un recurso en términos de ubicación, entorno, procedencia u origen, y se deben reflejar en la asignación de los encabezamientos. Ver Lugar como tema en el arte, la literatura, el cine, etc., para instrucciones sobre los encabezamientos y subdivisiones geográficas, e Indicación de la nacionalidad en clases de personas para instrucciones sobre los calificadores adjetivales nacionales que se aplican a los encabezamientos de materia.

► Ver además Asignación de subdivisiones geográficas.

Tiempo

Indicar los aspectos cronológicos significativos del contenido del recurso en las situaciones en las que la estructura de la base de Autoridades lo permite.

► Ver además Subdivisiones cronológicas.

Entidades con nombre propio

Asignar encabezamientos, tomados de la base de Autoridades de nombre o de tema, o creados siguiendo RCAA2, a las personas individuales, familias, entidades corporativas, proyectos, acontecimientos, edificios, productos con nombre propio, títulos uniformes, etc., cuando son significativos para representar el contenido del recurso, aun cuando su tratamiento no cubra el 20% del recurso.

► Ver Encabezamientos de nombre como materia para determinar qué archivo consultar para encontrar registros de Autoridad de entidades con nombres ambiguos.

► Ver Entidades como nombre o como tema

Forma

Asignar encabezamientos de forma y subdivisiones para representar lo que el recurso es en sí mismo, es decir, para indicar su formato o el tipo o disposición particular de la información que contiene, en aquellos casos en las que existen encabezamientos, subdivisiones o términos para estos tipos de materiales.

Consultar las instrucciones específicas para determinados tipos de materiales en este Manual, por ejemplo: Diccionarios; Genealogía y nombres de familia; Ilustraciones; materiales juveniles (LCH1690); software (LCH2070); Tratados.

► Ver además Términos de género/forma: General.

Ediciones sucesivas

► Adaptado por BNMM a partir de LCH0175

Asignar el/los mismo(s) encabezamiento(s) de materia a todas las ediciones o traducciones de un mismo recurso que están presentes en el catálogo.

Si el contenido de una nueva edición de un recurso cambia de manera tan significativa que su alcance y enfoque resultan totalmente diferentes de la(s) edición(es) anterior(es), asignar los encabezamientos necesarios para indicar de manera adecuada los contenidos de la edición que se indiza, con independencia de los encabezamientos asignados a la(s) edición(es) precedente(s). En cambio, si la variación en el contenido es mínima, asignar el/los mismo(s) encabezamiento(s) a todas las ediciones.

En el caso de las Publicaciones periódicas, asignar encabezamientos adecuados y válidos sin tener en cuenta los encabezamientos asignados a las publicaciones previamente indizadas que estén vinculadas a la nueva publicación (Título anterior), incluso si la numeración continúa de una a otra. Si es necesario, los encabezamientos temáticos que se asignaron a la publicación previamente indizada se pueden corregir o actualizar, pero los encabezamientos que se asignan a las anteriores y/o posteriores no tienen que ser necesariamente los mismos.

Cuándo crear un nuevo encabezamiento temático

► Adaptado por BNMM a partir de LCH0187

Solicitar a Autoridades (por medio del Formulario) la creación de un encabezamiento de materia para un tema que representa un concepto distinto e identificable apenas se encuentre por primera vez en un recurso que se indiza, en lugar de esperar a que varios recursos sobre el tema hayan sido publicados e indizados.

Nuevos temas aún no identificados

Cuando el recurso que se indiza trata sobre un tema que parece ser nuevo, pero se considera que todavía no es distinto e identificable, asignar los encabezamientos de materia disponibles que indiquen con mayor precisión el tema del recurso.

♦ Temas de nueva aparición

Los encabezamientos generalmente se autorizan para reflejar el uso actual del idioma para un concepto, pero en ocasiones todavía no existe un consenso desarrollado entre los especialistas en una determinada disciplina en cuanto a la terminología apropiada para el concepto.

Para autorizar un nuevo encabezamiento en tales circunstancias, llevar la investigación de Autoridades de acuerdo con los procedimientos pautados y luego tomar una decisión intuitiva basada en la evidencia disponible (en algunos casos, solamente el recurso que se indiza) para seleccionar los elementos que permitan que el encabezamiento exprese esa intención y, al mismo tiempo, sirva como un término útil para la recuperación en el catálogo.

Proporcionar referencias Úsese por para cualquiera de los términos significativamente diferentes que se han encontrado usados para representar el mismo concepto. Si más adelante la terminología para el concepto se consolida en otra forma, puede ser necesario modificar el encabezamiento a la forma más adecuada.

Encabezamientos de materia idénticos a los puntos de acceso descriptivos

► Adaptado por BNMM a partir de LCH0184

Los puntos de acceso que se asignan a un recurso en la catalogación descriptiva (es decir, las entradas principales o secundarias de autor, título o serie) no sustituyen a los encabezamientos de materia con los que se indica el tema de su contenido. Los encabezamientos de materia deben reflejar la naturaleza del recurso y toda la gama de temas que en él se tratan, independientemente de si duplican los puntos de acceso descriptivos.

Aunque esto es importante para los catálogos de fichas manuales, en el que uno espera encontrar un archivo completo de los fondos de la biblioteca sobre un tema determinado en un solo lugar, es todavía más importante para los catálogos en línea, en los que las búsquedas con frecuencia se limitan a los campos de materia. En tales búsquedas, un recurso sobre un tema específico se recupera solo si el tema ha sido asignado como un encabezamiento de materia, independientemente de si un término idéntico también se usa como punto de acceso descriptivo.

---

Asignar encabezamientos de materia para indicar todos los temas que se tratan en el recurso, así como cualquier término de forma que resulte necesario, sin importar que se hayan asignado encabezamientos idénticos como puntos de acceso descriptivos:

Insurance Corporation of Sri Lanka. Informe y balance

  080 1# $a 368(548.7)(06) $2 2016
  610 24 $a Insurance Corporation of Sri Lanka $v Publicaciones periódicas
  650 #4 $a Seguros $z Sri Lanka $x Balance $v Publicaciones periódicas

Destellos de sol y sombra en el extremo Norte, o, Mis viajes por la tierra del sol de medianoche / Lulu Alice Craig.

  080 1# $a 821.111(73)-992 $2 2016
  080 1# $a 910.4(798) $22016
  651 #4 $a Alaska $x Descripciones y viajes
  600 14 $a Craig, Lulu Alice $x Viajes $z Alaska
  740 0# $a Mis viajes por la tierra del sol de medianoche.

Dim sum / por Rhoda Yee.
  080 1# $a 641.56(=581) $2 2016
  650 #4 $a Dim sum

Comsat at 10 : the first decade of the Communications Satellite Corporation.

  080 1# $a 629.783(09) $2 2016
  610 24 $a Communications Satellite Corporation $x Historia
  650 #4 $a Satélites artificiales de telecomunicaciones $x Historia

Encabezamientos de nombre como materia

► Adaptado por BNMM a partir de LCH0430

La mayoría de los encabezamientos de nombre se pueden usar no solo como puntos de acceso, esenciales o adicionales (principales o secundarios), sino también como encabezamientos de materia. Sin embargo, existen algunas situaciones en las que un encabezamiento de nombre autorizado no se puede asignar como encabezamiento de materia sin entrar en conflicto con las políticas de indización. Los indizadores son responsables de estar al tanto de -y deben ser capaces de identificar- las situaciones en las que un encabezamiento de nombre es inadecuado para su uso como tema:

Encabezamientos de nombre usados por los catalogadores

Si un encabezamiento de nombre requerido aparece en el registro bibliográfico del recurso que se indiza, ya sea como un punto de acceso principal o secundario, se puede asumir que es un encabezamiento válido. Usar esos encabezamientos como encabezamientos de materia sin mayor búsqueda.

Buscar encabezamientos de nombre en la base de Autoridades

Si se requiere un encabezamiento de nombre para usar como encabezamiento de materia y no aparece en el registro bibliográfico o no fue proporcionado por el catalogador, buscar en la base de Autoridades para comprobar si fue autorizado y si es válido. Si no se encuentra el encabezamiento de nombre necesario, solicitar que un catalogador de Autoridades lo construya.

Determinación de si un encabezamiento hallado en la base de Autoridades puede ser asignado como encabezamiento de materia

Para determinar si un encabezamiento hallado en la base de Autoridades es válido para su uso como tema, examinar el encabezamiento y su registro de Autoridad para determinar si cumple con todos los siguientes criterios:

Codificación RCAA2

El encabezamiento debe ser codificado conforme a RCAA2, lo que se indica por la presencia del valor “c” en el campo 008/10 del registro de Autoridad. Si el encabezamiento no está codificado de ese modo, solicitar que un catalogador de Autoridades lo haga.

Codificación del uso como encabezamiento de materia

El valor “a” debe aparecer en el campo 008/15 del registro de Autoridad, lo que indica que el encabezamiento es válido (Adecuado) para su uso como tema.

Si en el campo 008/15 está presente el valor “b”, normalmente en el registro hay un campo 667 (Uso como materia) que indica el término que se debe usar en su lugar. Si este campo no está presente, notificar a la División Control de Autoridades.

Encabezamientos de nombre que entran en conflicto con las políticas de indización

El uso del encabezamiento no debe entrar en conflicto con las políticas fijadas para la asignación de encabezamientos de nombre como tema ni con la construcción de encabezamientos de materia temáticos:

a. A pesar de que el encabezamiento Argentina. Presidente (1983-1989 : Alfonsín) reúne todos los demás criterios para su uso como tema, no se debe asignar como encabezamiento de materia, porque es política de indización el asignar la forma del nombre personal, es decir, Alfonsín, Raúl, 1927-2009, en lugar de su forma como entidad, al asignar los nombres de los funcionarios de gobierno como tema.

b. A pesar de que existe un registro de Autoridad para el encabezamiento Cortázar, Julio, 1914-1984. Rayuela. Italiano, no se lo puede asignar en esa forma porque es política de indización el omitir elementos como el idioma al asignar títulos uniformes como encabezamientos de materia cuando se trata de comentarios, estudios o análisis (ver Literatura: Comentarios sobre obras individuales).

c. A pesar de que el registro de Autoridad para Rampling, Anne, 1941- cumple los criterios para su uso como tema, no se lo debe asignar como encabezamiento de materia, ya que es política de indización para autores literarios que escriben bajo diversos nombres y que tienen más de un encabezamiento de nombre usar el encabezamiento que sirve como "encabezamiento base" para el autor, es decir, el encabezamiento que contiene el conjunto completo de referencias para el autor. En este caso, dicho encabezamiento es Rice, Ann, 1941- .

d. Muchos encabezamientos que representan los nombres anteriores de las jurisdicciones políticas actuales tienen un código “a” (Adecuado) en el campo 008/15 del registro de Autoridad. Sin embargo, estos encabezamientos no se deben asignar como materia porque es política de indización el asignar solo el nombre más reciente de una jurisdicción.

Cuando se encuentre un encabezamiento de este tipo, se debe derivar por Formulario una propuesta para agregar un campo 667 al registro de Autoridad. Cuando se aprueba la propuesta, el valor se cambia a “b” (No es adecuado).

Si el uso de cualquier encabezamiento entra en conflicto con las políticas de indización, seguir las políticas y no usar el encabezamiento.